6 Software-Lösungen, die Finanzabteilungen bei der schnelleren und präziseren Rechnungsbearbeitung unterstützen

In vielen Finanzabteilungen verschlingt die Rechnungsbearbeitung einen unverhältnismäßig großen Teil der verfügbaren Zeit. Prüfung eingehender Belege, händische Erfassung, Weiterleitung zur Freigabe, Zahlungsanweisung und Ablage: An jeder dieser Stationen können Verzögerungen, Fehler oder Systembrüche entstehen. Mit der neuen E-Rechnungspflicht verändern sich zudem nicht nur die technischen Formate, sondern die gesamten Abläufe von Grund auf.

Wer die eigene Rechnungsbearbeitung jetzt neu aufstellt, sichert sich mehr als nur die gesetzliche Konformität. Es entstehen schnellere Zahlungszyklen, weniger händische Zwischenschritte und eine Finanzabteilung, die ihre Zeit stärker auf strategische Themen richten kann. Die folgenden sechs Softwarelösungen bilden gemeinsam das Grundgerüst eines zeitgemäßen, effizienten Rechnungsprozesses.

1. Sage: Buchhaltung und E-Rechnung aus einer Hand

Sage bildet den Ausgangspunkt für einen zeitgemäßen Rechnungsprozess. Die Lösung deckt die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, empfängt und erzeugt E-Rechnungen direkt im System, verbucht eingehende Belege eigenständig und übernimmt die GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Dokumente.

Unternehmen, die bislang mit manueller Belegerfassung oder reinen PDF-Abläufen arbeiten, erleben mit dem Umstieg auf Sage eine grundlegende Veränderung des gesamten Prozesses: weniger händische Eingabe, geringere Fehlerquote, kürzere Durchlaufzeiten und rechtliche Sicherheit von Beginn an. Da die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 stufenweise greift, bietet sich jetzt ein günstiger Zeitpunkt für die Umstellung.

Warum das relevant ist: Sage sorgt dafür, dass eingehende wie ausgehende Rechnungen rechtssicher verarbeitet werden, ohne dass zusätzliche manuelle Nachbearbeitung notwendig ist.

2. Personio: Verwaltung von Mitarbeiterdaten und HR-Prozessen

Eine wichtige Schnittstelle zwischen Personalwesen und Rechnungsbearbeitung entsteht bei der Reisekostenabrechnung: Wer war unterwegs, aus welchem Grund, und welche Kosten dürfen erstattet werden? Liegen HR-Daten und Ausgabenverwaltung in getrennten Systemen, führt das zu manuellen Übertragungen, die Zeit binden und Fehlerquellen schaffen.

Personio bündelt Mitarbeiterdaten, Genehmigungsstrukturen und Abwesenheitsverwaltung in einer einzigen Plattform und lässt sich mit Ausgaben- und Buchhaltungslösungen koppeln. Fließen Freigaberechte und Kostenstellen direkt aus dem HR-System in den Rechnungsprozess ein, werden Genehmigungen präziser und Zuordnungsfehler bei den Kosten deutlich seltener.

Warum das relevant ist: HR-Daten, die reibungslos in die Rechnungsbearbeitung einfließen, verringern Rückfragen, beschleunigen Freigaben und verbessern die Kostenzuordnung in der Buchhaltung.

3. Monday.com: Koordination und Prozessüberblick für Finance-Teams

Die Rechnungsbearbeitung findet nicht isoliert innerhalb der Buchhaltung statt. Einkauf, Projektleitungen, Geschäftsführung und externe Lieferanten sind ebenso beteiligt. Werden Abstimmungen und Eskalationen per E-Mail-Verlauf organisiert, gehen Informationen unter, und Verzögerungen setzen sich durch den gesamten Prozess fort.

Monday.com ist eine Plattform für Projektmanagement, mit der Finanzteams komplexe Rechnungsabläufe visuell abbilden, Zuständigkeiten eindeutig verteilen und den Bearbeitungsstand offener Aufgaben laufend im Blick behalten können. Als übergeordnete Koordinationsebene über den Fachsystemen stellt Monday.com sicher, dass keine Aufgabe untergeht und alle Beteiligten informiert bleiben.

Warum das relevant ist: Eine klare Prozessstruktur mit definierter Aufgabenkoordination ist die Grundlage dafür, dass die spezialisierten Systeme ihr Potenzial ausschöpfen, ohne dass zwischen ihnen Informationen verloren gehen.

4. Pleo: Erfassung von Geschäftsausgaben und Belegen

Zusätzlich zu klassischen Lieferantenrechnungen fallen in jedem Unternehmen fortlaufend kleinere Ausgaben an: Reisekosten, Softwareabos, Bewirtung. Häufig werden diese erst Wochen später über Spesenabrechnungen eingereicht, was die Buchhaltung verzerrt und die Planung erschwert.

Pleo stattet Mitarbeitende mit Firmenkarten aus, erfasst den zugehörigen Beleg direkt am Ort der Ausgabe und ordnet die Transaktion sofort einer Kategorie zu. Alle Ausgaben sind in Echtzeit sichtbar und werden direkt an die Buchhaltungssoftware übergeben, ohne dass manuelle Spesenberichte oder Monatsabrechnungen nötig sind.

Warum das relevant ist: Die Erfassung sämtlicher Geschäftsausgaben in Echtzeit schließt die Lücken, die durch verspätete Spesenabrechnungen entstehen, und liefert ein vollständiges, jederzeit aktuelles Bild der Unternehmenskosten.

5. Candis: Automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen

Candis ist eine Lösung zur digitalen Bearbeitung von Eingangsrechnungen, konzipiert für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Plattform nimmt Belege per E-Mail, Scan oder Upload entgegen, liest automatisch die relevanten Daten aus und führt die Rechnung durch einen festgelegten Freigabeprozess, bevor sie automatisch an das Buchhaltungssystem übergeben wird.

Bei Unternehmen, die monatlich Dutzende oder Hunderte Lieferantenrechnungen bearbeiten, senkt Candis den manuellen Aufwand erheblich. Anstatt jede Rechnung einzeln zu erfassen und intern per E-Mail zu verteilen, läuft der gesamte Vorgang automatisiert, inklusive vollständigen Nachweises jeder Freigabeentscheidung.

Warum das relevant ist: Die automatisierte Bearbeitung eingehender Rechnungen verkürzt den Zeitaufwand je Rechnung deutlich und senkt das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe.

6. DocuWare: Dokumentenverwaltung und rechtssicheres Archiv

E-Rechnungen müssen im Ursprungsformat rechtssicher aufbewahrt werden und jederzeit abrufbar sein. DocuWare ist ein System zur Dokumentenverwaltung, das eigens für die GoBD-konforme Archivierung von Geschäftsunterlagen entwickelt wurde. Es gewährleistet, dass alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen unveränderbar gespeichert, systematisch abgelegt und innerhalb von Sekunden wieder auffindbar sind.

Für Unternehmen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung alle Belege vollständig vorlegen müssen, bietet DocuWare die Sicherheit, dass keine Unterlagen verloren gehen und sämtliche Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt werden.

Warum das relevant ist: Die rechtssichere Archivierung ist eine gesetzliche Verpflichtung. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem schützt das Unternehmen im Rahmen von Betriebsprüfungen und sichert die dauerhafte Verfügbarkeit aller relevanten Belege.

Häufig gestellte Fragen

Was verändert sich konkret in der Rechnungsbearbeitung durch die E-Rechnungspflicht? Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. PDF-Rechnungen werden künftig als "sonstige Rechnungen" eingestuft und gelten nicht mehr als E-Rechnungen. Die Bearbeitung verschiebt sich damit von der manuellen Eingabe zur automatischen Verarbeitung strukturierter Datensätze, was sowohl die Buchhaltungssoftware als auch die Archivsysteme betrifft.

Wie viel Zeit benötigt die Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses? Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen liegt die typische Einführungszeit zwischen vier und acht Wochen, abhängig von der Komplexität der bestehenden Systeme und der Anzahl benötigter Schnittstellen. Der größte Aufwand entsteht in der Regel bei der Anpassung interner Freigabeworkflows und der Einarbeitung der Mitarbeitenden, weniger bei der technischen Einrichtung selbst.

Müssen alle Mitarbeitenden in den neuen Systemen geschult werden? Nicht zwingend, aber diejenigen, die regelmäßig Rechnungen einreichen, freigeben oder verbuchen, sollten mit den neuen Abläufen und Werkzeugen vertraut sein. Durchdacht gestaltete Plattformen wie Pleo oder Candis sind in der Regel intuitiv genug, sodass die Einarbeitungszeit kurz bleibt. Trotzdem sind eine kompakte Schulung und eine klare interne Kommunikation über die neuen Prozesse wichtig, um Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.

Wie beeinflusst eine automatisierte Rechnungsbearbeitung die Beziehung zu Lieferanten? Grundsätzlich positiv. Lieferanten, die zuverlässig und pünktlich bezahlt werden, gewähren häufiger bessere Konditionen und behandeln die Zusammenarbeit mit Priorität. Eine automatisierte Verarbeitung verkürzt die Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung merklich, was sich sowohl auf die eigene Liquiditätsplanung als auch auf das Verhältnis zum Lieferanten günstig auswirkt.

Was gilt, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen stellen kann? Bis zum Ablauf der Übergangsfrist dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten entgegennehmen, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Langfristig empfiehlt es sich jedoch, Lieferanten aktiv bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen, da dies den eigenen Bearbeitungsaufwand verringert und eine vollständig automatisierte Verarbeitung erst möglich macht.